Rais – Como fazer a declaração? Quem deve declarar? Passo a Passo

Rais é a Relação Anual de Informações Sociais e está associada ao Ministério do Trabalho, constituindo um importante instrumento para a coleta de dados. Com essas informações, o governo acompanha a atividade trabalhista no país, podendo realizar estatísticas sobre o trabalho e dispor de dados a respeito do mercado de trabalho.

Rais

Dessa forma, o Ministério do Trabalho pode ainda atender às necessidades da legislação relacionada ao trabalho, bem como controlar os registros do FGTS e dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários. Também, ajuda a identificar os trabalhadores que têm direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Todos os empregadores devem entregar ao governo federal, anualmente, o documento com todas as devidas informações preenchidas. Para a pessoa jurídica é obrigatória fazer a entrega da rais dentro do prazo de entrega estipulado para aquele ano.

Quem deve e como declarar a Rais

Todos os anos, os empregadores devem declarar a Rais, desde que possuam CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), mesmo que não tenham empregados. Nesse caso, a empresa que não tem funcionários ou que esteve com as suas atividades paralisadas deve entregar a chamada Rais Negativa, mesmo que com atividades inativas eles devem entregar a rais do ano base. Da mesma forma, a declaração deve ser feita pelas empresas públicas, condomínios e sociedades civis.

Cartórios extrajudiciais, órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal e consórcios de empresas, também, são obrigados a declarar. Os profissionais autônomos, profissionais liberais e empregadores rurais, que têm funcionários, são outros que devem fazer a declaração da Rais.

A exceção para a declaração da Rais serve apenas para quem está inscrito no Cadastro Específico no INSS (CEI). Além disso, quando uma empresa possui filiais, sucursais e afins deve realizar a declaração de maneira separada, ou seja, por estabelecimento.

Quem deve ser declarado na Rais

Os trabalhadores que devem ser declarados na Rais pela pessoa jurídica são os seguintes:

  • Funcionários contratados por pessoa física ou jurídica que possuam carteira de trabalho assinada;
  • Servidores municipais, estaduais e federais;
  • Servidores públicos não-efetivos;
  • Servidores de fundações supervisionadas;
  • Trabalhadores avulsos, ou seja, que não possuem vínculo empregatício, mas que tenham a sua atividade prevista na Lei de número 8.630, de 25 de fevereiro de 1993 ou do sindicato da categoria, como contratação de microempreendedores individuais;
  • Empregados de cartórios extrajudiciais;
  • Trabalhadores temporários e que estejam sob Contrato de Trabalho por prazo determinado em empresas públicas e nas esferas do governo;
  • Diretores sem vínculo empregatício;
  • Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
  • Trabalhador que atua como Aprendiz;
  • Servidores e trabalhadores licenciados;
  • Servidores públicos cedidos e requisitados;
  • Empregados urbanos;
  • Dirigentes sindicais.

Quem não deve ser declarado na Rais

Dessa forma, não devem aparecer na declaração da Rais os seguintes trabalhadores:

  • Autônomos, eventuais e os cooperados ou cooperativados;
  • Diretores sem vínculo empregatício;
  • Políticos exercendo cargo público;
  • Estagiários;
  • Empregados domésticos.

Como fazer a declaração da Rais

Para fazer a declaração da Rais, é preciso que a empresa possua certificado digital válido, padrão ICP Brasil. É só dessa maneira que poderá transmitir os dados via Internet, porém, essa regra funciona apenas para as empresas que possuam 11 funcionários com vínculos empregatícios ou mais. RAIS 2018

Dessa forma, empresas com até 10 empregados ou que precisem declarar Rais negativa não necessitam de certificado digital. Além disso, as empresas que possuem funcionários, legalmente contratados, devem utilizar a ferramenta GDRAIS 2017 (no caso para a última declaração).

Todos os anos, é vinculado ao site oficial um novo arquivo, que deve ser salvo pela pessoa que vai fazer a declaração em seu computador. O download do programa é gratuito, sendo que a tarefa é melhor realizada no sistema operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior.

Passo a passo para a declaração da Rais

A declaração rais é feita somente pela internet e não possui quaisquer outras forma de ser realizada e todo empreendedor com funcionários é obrigado a seguir o procedimento. Veja a seguir o passo a passo do que deve ser feito para fazer a declaração do Rais:

Passo 1 – Depois de fazer o download do programa, é preciso realizar a instalação do GDRAIS2017, para tanto, é necessário clicar duas vezes no arquivo GDRAIS2017.exe;

Passo 2 – É recomendado ler o arquivo de nome LEIA-ME, uma vez que todos os anos pode haver novas orientações sobre as especificações técnicas;

Passo 3 – Para fazer a declaração, propriamente dita, é preciso usar o Programa Facilitador, que deve ser usado mesmo em casos em que a declaração é negativa.

Já as empresas que têm sistema próprio informatizado de folha de pagamento precisam seguir as orientações apresentadas na opção “Ajuda”, no item “Layout Arquivo RAIS”. Após, devem executar o “Analisador” do GDRAIS2017. Dessa forma, o arquivo que deve ser entregue para passar por uma validação.

De qualquer forma, em ambos os caso, a entrega da declaração da RAIS é feita exclusivamente pela Internet. Cada ano é divulgado o prazo que as empresas têm para fazer a declaração da Rais referente ao ano anterior. No caso de 2018, a Rais referente ao ano de 2017 deve ser entregue entre os dias 23 de janeiro a 23 de março.

Caso não entregue a Rais, o estabelecimento se complica e possui atribuições de fiscalizações a serem pagas. Ele recebe uma multa fixa, acrescida de um valor bimestral a cada dois meses de atraso em que não entregar, até que a declaração seja enviada. Caso contenha informações falsas sobre folha de pagamento ou funcionários, por exemplo, o documento também gera multa.